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Selbständig mit dem eigenen Ingenieurbüro – ein guter Büroservice hilft

VertriebsingenieurIn Deutschland gibt es rund 100.000 Ingenieurbüros, in denen Ingenieure selbständig in den Bereichen Planung, Consulting, Projektmanagement und -realisierung tätig sind. Für viele Absolventen ingenieurwissenschaftlicher Studiengänge gehört die Selbständigkeit zu den Traumzielen, wenn es um berufliche Vorstellungen geht.

Bis es so weit ist, muss allerdings in der Regel ein längerer Weg zurückgelegt werden. Dazu gehört nicht nur die entsprechende fachliche Qualifikation mit entsprechendem Uni- oder FH-Abschluss, auch berufspraktische Erfahrung ist sehr zu empfehlen und manchmal zwingend, wenn bestimmte Genehmigungen einzuholen sind – zum Beispiel bei Bauvorlageberechtigungen. Dafür halten sich die Investitionen im Vergleich zu anderen Existenzgründungen eher in Grenzen. Sie fallen vor allem für die Büro- und Geschäftsausstattung, Fahrzeuge, erforderliche Werkzeuge und Geräte an. Hinzu kommen die Kosten für den laufenden Betrieb (Miete für Büroräume, Nebenkosten, ggf. für Personal). Doch das entscheidende Kapital für die Existenzgründung sollte der Ingenieur selbst mitbringen – sein Knowhow und seine Expertise. Vor der eigentlichen Gründung sollte auch unbedingt ein Business Plan erstellt werden. Die Geschäftsidee, kurz- und längerfristige Ziele sowie Möglichkeiten der Finanzierung sollten u. a. in diesem Geschäftsplan festgehalten werden.

Marketing und Kundenakquise – am Anfang im Fokus

Das eigene Ingenieurbüro ist sicher kein Selbstläufer. Angesichts der großen Zahl existierender Büros und vieler nachdrängender Neugründer ist die Konkurrenz hoch. Um sich erfolgreich zu etablieren, muss mit erheblichen Anstrengungen und einer längeren „Durststrecke“ am Anfang gerechnet werden. Dabei ist es wichtig, sich mit Leistungen am Markt zu präsentieren, die sich von anderen abheben. Was ist also das Alleinstellungsmerkmal – der Unique Selling Point (USP) – des eigenen Büros? Mindestens genauso wichtig ist, systematisch Marketing und Kundenakquise zu betreiben – eine Tätigkeit, die nicht nur viel Aufwand und Zeit erfordert, sondern auch ständige Erreichbarkeit voraussetzt. Viele Gründer-Ingenieure machen dabei am Anfang den Fehler, alles selbst erledigen zu wollen – häufig eine Überforderung. Ein Büroservice kann bei der Kundenakquise unterstützen und gleichzeitig von administrativen Tätigkeiten entlasten.

Büroservice als Virtual Office

Büroservices bieten ihren Kunden typische Leistungen an, die üblicherweise in einem Sekretariat anfallen. Im Kern handelt es sich dabei um Telefonservice, darüber hinaus werden oft weitere Dienste angeboten, zum Beispiel Postabwicklung oder Schreibservice. Manche Büroservice-Anbieter ermöglichen an ihren Standorten auch die Anmietung von Arbeitsplätzen, Meeting- oder Konferenzräumen – ggf. auch stundenweise. Im Zeitalter moderner Informations- und Kommunikationstechnologie werden die meisten Services aber als „Virtual Office“ – unabhängig vom Standort des Kunden – erbracht.

Der Telefonservice bildet in der Regel die Kernleistung. Er wird oft als „Rund um die Uhr“-Leistung geboten, der 7 Tage die Woche über jeweils 24 Stunden zur Verfügung steht. Die jederzeitige Erreichbarkeit ist gerade am Beginn der Selbständigkeit für einen Ingenieur sehr wichtig. Die Erfahrung zeigt, dass Interessenten beim Erstkontakt immer noch das Telefon präferieren. Schlägt der Anrufversuch fehl, wird ein konkurrierendes Ingenieurbüro gewählt. Mit der Nutzung des Telefonservice lässt sich das vermeiden.

Modular, flexibel und variabel

Die gebotenen Leistungen des Büroservice24 sind in der Regel modular aufgebaut und können optional dazugebucht werden. Üblicherweise wird für die Nutzung des Leistungsangebotes eine geringe monatliche Grundgebühr abgerechnet, die leistungsunabhängig ist. Die tatsächliche Leistungsnutzung wird dann nach Inanspruchnahme, Umfang und Intensität in Rechnung gestellt. Für Gründer-Ingenieure bietet das den großen Vorteil, dass die Kosten entsprechend dem jeweiligen Büroleistungsbedarf variabel sind. Bei einem eigenen Sekretariat mit Büropersonal sind die Kosten dagegen fix.

Gerade in der Startphase erreicht der Geschäftsbetrieb noch nicht die Größenordnung, dass sich ein eigenes Sekretariat überhaupt rechnet. Viele Gründer-Ingenieure versuchen dann, Sekretariatsaufgaben selbst zu erledigen, was wegen der vielfältigen anderen Herausforderungen mehr recht als schlecht gelingt. So werden wertvolle Kapazitäten gebunden, die anderweitig besser genutzt werden könnten – zum Beispiel, um Kunden zu gewinnen. Der Büroservice bietet eine flexible und kostengünstige Outsourcing-Lösung, die entlastet und Freiräume schafft.