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Kommunikationszonen: mehr als nur ein Trend fürs Ingenieursbüro

Jeder Ingenieur hat seinen spezifischen Fachbereich, in dem er der absolute Experte in seiner Firma ist. Die Entwicklung vieler Produkte erfordert deshalb das Zusammenwirken verschiedener Fachleute mit unterschiedlichen Spezialisierungen. Das aber lässt sich in klassischen Büros schwer bewerkstelligen: Jeder hat seinen festen Schreibtisch, an dem er seine eigenen Projekte plant. Doch wo trifft man sich, um sich auszutauschen? Um Ideen zu entwickeln, Probleme zu diskutieren und Schwierigkeiten auszuräumen?

Frau mit Laptop im Meetingraum

Moderne Bürokonzepte sehen für den informellen Austausch sogenannte Kommunikationszonen vor. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff?

 

Was sind Kommunikationszonen?

Kommunikationszonen sind Orte im Büro, die bewusst für den Austausch unter den Mitarbeitern geschaffen werden. Gemeint sind also nicht einfach Orte wie die Kaffeeküche, an denen sich Kommunikation von alleine entwickelt. Kommunikationszonen sind vielmehr Arbeitsplätze auf Zeit, an denen verschiedene Mitarbeiter – auch und gerade aus verschiedenen Abteilungen – zusammenkommen können, um sich auszutauschen.

Damit sind Kommunikationszonen nicht nur förderlich für ein gutes Arbeitsklima, sondern bringen auch ökonomisch einen Mehrwert mit sich. Denn wichtige Gespräche müssen nun nicht mehr im Türrahmen oder im Flur geführt werden, wo sie die anderen Kollegen stören und von ihrer Arbeit ablenken. Stattdessen gibt es mit den Kommunikationszonen nun eigene Räume oder abgetrennte Bereiche, die dem gezielten Austausch von Informationen dienen. Diese Zonen können entsprechend um wichtige technische Gadgets wie Beamer und Leinwand oder ein Smartboard ergänzt werden. Im Gegensatz zum Konferenzbüro sind diese Räumlichkeiten nicht nur dem Chef, sondern prinzipiell allen Mitarbeitern zugänglich und können ohne großen bürokratischen Aufwand genutzt werden.

Wenn also etwas Wichtiges ansteht, ein Projekt geplant werden muss oder Sie als Ingenieur auf die Kenntnisse von Kollegen angewiesen sind, treffen Sie sich einfach mit ein paar Kollegen in der Kommunikationszone. Das spart nicht nur Nerven, sondern ist auch viel effizienter: kein mühsamer Mailverkehr, keine Gespräche zwischen Tür und Angel, kein hochoffizielles Meeting, sondern ein informelles Get-Together mit hilfreichen Ergebnissen.

 

Wie ist eine Kommunikationszone eingerichtet?

Der Begriff „Kommunikationszone“ ist ein Konzeptbegriff – die konkrete Ausgestaltung kann sehr individuell sein. Von bequemen Sitzecken bis hin zu Stehtischen, von Barhockern und Tresen bis hin zu Liegestühlen und Sitzsäcken ist hier prinzipiell alles denkbar. Auch Farbgestaltung und Dekoration können sehr unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich sollten Kommunikationszonen jedoch eine warme, einladende und anregende Atmosphäre gewährleisten. Ob Sie das mit Pflanzen, der Tapetenfarbe oder einem kreativen Möbelkonzept erreichen, bleibt Ihnen überlassen.

 

Kommunikationszonen als sinnvolle Ergänzung für klassische Büros

Die Kunst besteht darin, nicht das ganze Büro zur Kommunikationszone werden zu lassen. Das hängt natürlich immer auch ein Stückweit vom Metier und der Unternehmensphilosophie ab. Grundsätzlich verweisen wissenschaftliche Erkenntnisse jedoch auf den Wert von konzentrierter Arbeit ohne Ablenkung. Kommunikationszonen sollen also nicht von fokussierter Arbeit ablenken, sondern diese vielmehr sinnvoll ergänzen. 

Wenn Sie als Ingenieur beispielsweise mit einem bestimmten Problem nicht weiterkommen, sprechen Sie in der Kaffeepause drei Kollegen an, die Ihnen vielleicht weiterhelfen können. Nach der Pause treffen Sie sich gemeinsam in der Kommunikationszone. Dabei skizzieren Sie Ihr Problem auf dem Smartboard. Ihre Kollegen geben Ihnen Feedback, Anregungen und Hilfestellungen, es entsteht eine Diskussion. Bereits nach 15 Minuten haben Sie gemeinsam einen guten Lösungsansatz entwickelt.

Der Ansatz: Vier Kollegen tauschen sich eine Viertelstunde lang aus und kommen einen entscheidenden Schritt weiter – alleine hätten Sie vermutlich viele Stunden an diesem Problem gerätselt. Die Kommunikationszone hat es Ihnen ermöglicht, Fachkompetenz in einem kurzen Zeitraum zu bündeln und neue Lösungen zu entwickeln. Damit haben Sie nicht nur Ihre persönliche Bindung zu Ihren Kollegen gestärkt, sondern auch für Ihr Unternehmen viel Geld gespart.

Kommunikationszonen in Ingenieurbüros sind demnach nicht nur ein Trend, sondern liefern tatsächlich einen Mehrwert für die alltägliche Arbeit.